12 Agosto: l’elogio funebre alla carta per le P.A.


Il DPCM 13 novembre 2014 che ha introdotto le “Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni”, fa capolino in quest’estate torrida e prende di mira la P.A.

A partire dal 12 agosto 2016, infatti, tutte le amministrazioni dovranno abbandonare definitivamente la carta e gestire i procedimenti amministrativi di propria competenza solo attraverso gli strumenti informatici.

L’art. 17, comma 2, del DPCM 13 novembre 2014, come sopra accennato non fa altro che racchiudere le Regole tecniche attuative del Codice dell’Amministrazione Digitale (D. Lgs. n. 82/2005) in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici, prevedendo che dalla sua entrata in vigore(è stato pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale del 12 gennaio 2015 ed è entrato in vigore l’11 febbraio 2015), sarebbe scattato il conto alla rovescia, ben 18 mesi, affinché tutte le amministrazioni adeguassero i propri sistemi ormai obsoleti seguendo le regole dell’era digitale.

Tutti soggetti interessati (stiamo parlando di una platea vasta che va dai Ministeri fino alle Aziende Sanitarie) saranno tenuti, entro l’11 agosto, a rispettare le seguenti direttive :

• Formazione degli originali informatici nel rispetto di precise regole in materia di formati, metadati, accessibilità;

• Formazione dei fascicoli di procedimento, dei repertori e dei registri secondo regole tecniche standard;

• Esatte procedure per certificare la conformità delle copie informatiche e dei documenti analogici pervenuti agli uffici.

Le Pubbliche Amministrazioni dovranno dunque attivarsi per raggiungere i seguenti obiettivi:

• predisposizione del manuale di gestione documentale;

• predisposizione del manuale della conservazione documentale;

• predisposizione del regolamento per la pubblicazione dei documenti on- line;

• definizione delle regole di validazione del documento e mappature del processo di creazione, e delle firme elettroniche;

• mappatura dei processi e gestione dei documenti informatici;

• monitoraggio degli strumenti di ricezione delle istanze (anche SPID);

• analisi e verifica della interoperabilità dei dati contenuti nelle banche dati;

• avvio procedure di soluzioni tecnologiche per realizzare dialogo in cooperazione applicativa;

• creazione di un protocollo generale;

• analisi di ulteriori sistemi per i protocolli particolari e verifica delle loro caratteristiche;

• adozione di sistemi di archiviazione documentale;

• creazione del modello organizzativo di conservazione dei documenti.

Dovrebbero anche essere individuate nuove figure professionali/responsabili dei nuovi procedimenti che vanno delineandosi, ossia dipendenti che sappiano gestire i nuovi procedimenti di conservazione, di protezione dei dati personali, di sicurezza informatica, nonché di gestione documentale.

Il 12 Agosto rappresenta una pietra miliare nel processo di adeguamento della P.A., rappresentando un nuovo tassello per il raggiungimento dei famigerati obiettivi di “efficienza, efficacia, trasparenza, semplificazione e partecipazione “, anche se il rischio di un flop è alto.

Il non rispetto delle nuove regole, quasi una certezza, esporrà le amministrazioni a contestazioni sulla legittimità degli atti adottati, essendo presente nel nostro contesto giuridico una norma specifica, per l’appunto l’art 17, che individua a sua volta specifici requisiti di forma per i documenti da emanare. 

Tempi duri aspettano, dunque, le Amministrazioni obbligate ormai ad adeguarsi ad una realtà che si è fatta strada tra cumuli di carta.

“Complice una precisa innovazione tecnologica, un gruppo umano sostanzialmente allineato al modello culturale imperiale, accede a un gesto che gli era precluso, lo riporta istintivamente a una spettacolarità più immediata e a un universo linguistico moderno, e ottiene così di dargli un successo commerciale stupefacente”(ALESSANDRO BARICCO).

Angela Scalisi

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